Máy Chấm Công Thẻ Giấy – Ưu, Nhược Điểm, Các Tính Năng

Một trong những thiết bị chấm công được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, đặc biệt là các công ty có quy mô vừa và nhỏ là máy chấm công thẻ giấy. Tuy nhiên, trước khi quyết định đầu tư, bạn cần hiểu rõ những ưu điểm và nhược điểm của sản phẩm này. Hãy cùng matdaibang.com tìm hiểu chi tiết máy chấm công này qua bài viết dưới đây.

Đôi nét về máy chấm công thẻ giấy

Máy chấm công bằng thẻ giấy là dòng sản phẩm sử dụng công nghệ dập in giờ giấc đến và về của nhân viên tại nơi làm việc. Đây là loại máy chấm công nhân viên dễ sử dụng nhất. Bởi nó không cần tới sự can thiệp từ các phần mềm điện toán thông minh khác như iCloud, nhận diện FaceID,… 

Thiết bị chấm công nhân viên này phù hợp với mô hình quy mô nhỏ như nhà hàng, xí nghiệp, văn phòng,… Hiện máy chấm công bằng thẻ giấy có 2 loại cơ bản nhất trên thị trường:

• Máy chấm công cơ học: Máy chấm công bằng thẻ giấy với dữ liệu chấm công được lưu trên thẻ chấm công làm bằng giấy. Khi cần xử lý dữ liệu chấm công, người xử lý bắt buộc phải tự đọc bằng máy và tự thêm vào hệ thống data.
• Máy chấm công điện tử: Máy chấm công điện tử thường sở hữu bộ nhớ lưu trữ dữ liệu chấm công, giúp bộ phận nhân sự không phải tự tổng hợp lại các ngày làm và nghỉ của công nhân viên theo cách truyền thống như máy chấm công cơ học. Ngoài ra, máy này còn cho phép kết nối với phần mềm để lọc và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.

Đánh giá ưu nhược điểm máy chấm công bằng thẻ giấy

Để khách hàng hiểu rõ hơn về máy chấm công này, matdaibang.com sẽ đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của thiết bị sau:

Ưu điểm

Sở dĩ máy chấm công bằng thẻ giấy được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn là bởi cung cấp nhiều tính năng vượt trội sau:

Quy trình sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy đơn giản 

Máy chấm công bằng thẻ giấy không cần sử dụng phần mềm phức tạp, giúp cho quá trình chấm công trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào máy, máy sẽ tự động in ra tờ giấy ghi lại thông tin về giờ giấc vào và ra của nhân viên. Công việc này nhanh chóng và không yêu cầu người sử dụng có kiến thức chuyên sâu.

Chi phí máy chấm công bằng thẻ giấy hợp lý

Với mức giá dao động từ 2 triệu đồng, máy chấm công bằng thẻ giấy là một lựa chọn tiết kiệm cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty nhỏ và vừa. So với các loại máy chấm công vân tay, FaceID, hay các loại máy chấm công điện tử phức tạp, sản phẩm này có chi phí thấp hơn rất nhiều.

Lắp đặt máy chấm công thẻ giấy dễ dàng và gọn nhẹ

Máy chấm công bằng thẻ giấy có thiết kế nhỏ gọn, không cần đến các phần mềm công nghệ phức tạp. Việc lắp đặt và sử dụng rất đơn giản, phù hợp với các mô hình công ty có ít nhân viên.

Tốc độ in của máy chấm công nhanh chóng

Máy chấm công bằng thẻ giấy có tốc độ in ấn cực kỳ nhanh chóng, trung bình chỉ mất khoảng 1 giây/người. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của nhân viên, đặc biệt trong các công ty có số lượng nhân viên lớn.

Chức năng báo động thông minh và thông báo hết ca làm việc

Máy chấm công bằng thẻ giấy có thể phát ra tín hiệu báo động khi hết giờ làm việc hay kết thúc ca tại các công xưởng. Đây là một tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội trên, máy chấm công bằng thẻ giấy cũng tồn tại một vài điểm trừ sau:

Khó đảm bảo độ chính xác và bảo mật

Máy chấm công thẻ giấy dễ bị giả mạo, vì không có hệ thống bảo mật như vân tay hay nhận diện khuôn mặt. Nhân viên có thể chấm công hộ nhau, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu.

Dễ bị hư hỏng nếu không được sử dụng, bảo quản tốt

• Thẻ giấy dễ bị rách hoặc ướt nếu không được bảo quản cẩn thận. Điều này có thể gây khó khăn trong việc kiểm tra và lưu trữ dữ liệu.
• Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu thấp, nhưng việc sử dụng thẻ giấy và mực in liên tục có thể khiến chi phí vận hành tăng lên, đặc biệt trong các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn.

Hạn chế về số lượng nhân viên sử dụng

• Máy chấm công bằng thẻ giấy chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có từ 200 đến 500 nhân viên. Với số lượng nhân viên lớn hơn, việc quản lý dữ liệu sẽ gặp khó khăn.
• Việc tổng hợp dữ liệu chấm công hoàn toàn bằng thủ công có thể gây mất thời gian và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên.

Các phím chức năng trên máy chấm công bằng thẻ giấy

Việc nắm vững các phím chức năng của máy chấm công bằng thẻ giấy sẽ giúp bạn sử dụng thiết bị này một cách hiệu quả hơn. 

• Phím F1 đến F5: Dãy phím chức năng giúp người dùng điều khiển các chế độ máy.
• Phím E: Dùng để lưu lại cài đặt.
• Phím PRO: Có chức năng chọn chương trình phù hợp.
• Phím + / -: Có công dụng để tăng hoặc giảm giá trị.
• Cài đặt ngày, tháng, năm: Để cài đặt ngày, tháng, năm, nhấn phím F1. Lúc này màn hình máy sẽ hiện lên các con số tương ứng với ngày, tháng, năm đã lưu trong bộ nhớ. Dùng các phím E, +, và – để điều chỉnh ngày, tháng, năm theo nhu cầu.
• Cài đặt thời gian và giờ đổ chuông: Nhấn phím F2 để cài đặt thời gian. Nếu muốn cài đặt giờ đổ chuông, nhấn phím PRO và chọn chế độ P2. Sau đó nhấn F2 để cài đặt giờ.

Địa chỉ cung cấp máy chấm công bằng thẻ giấy chính hãng, giá tốt

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ uy tín để mua máy chấm công thẻ giấy uy tín thị trường, đừng quên lựa chọn matdaibang.com. Chúng tôi cung cấp các dòng máy chấm công bằng thẻ giấy chất lượng, đảm bảo chính hãng và có giá thành hợp lý. Với đội ngũ nhân viên matdaibang.com giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn sản phẩm máy chấm công chất lượng, dịch vụ tận tâm và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với matdaibang.com để đặt mua máy chấm công bằng thẻ giấy chính hãng, giá ưu đãi!